প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার নিয়ে যত কথা

প্রেজেন্টেশন সফটওয়্যার নিয়ে আলোচনা: এবার আসি প্রেজেন্টেশনের মূল পর্বে।এই পর্বে প্রেজেন্টেশনের মূল বিষয়বস্তু গুলোকে কয়েকটি অংশে ভাগ করেছি।এগুলো নিয়ে আলোচনা করা যাক

Starting  a presentation

একটা জিনিস লক্ষ্য করবে, প্রেজেন্টেশনের একদম শুরুর দিকে audience এর মনোযোগ  খুব বেশি থাকে,অাস্তে অাস্তে সেটা কমতে থাকে। তাই শুরুর এই ১/২ মিনিট খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু অামরা এ সময়টাকে পার করি Hi-Hello, Good morning, Welcome to the presentation, myself ** along with my friends Tom, Dick and Harry, bluh bluh এসব বলে। একটু ভেবে দেখো, এসব কিন্তু সবাই জানে। শুরুর এই দুই/এক মিনিটকে নিজের দখলে রাখার জন্য এমন কিছু দিয়ে প্রেজেন্টেশন শুরু করো যেটা মানুষকে Excited করে দেয়।এসবের মধ্যে থাকতে পারে-

1. Start with a story/Quotation:

একটা জিনিস খেয়াল কর তো, তোমরা স্টুডেন্ট লাইফে বাংলা, ইংরেজি, গণিত, ফিজিক্স, কেমিস্ট্রি কত কিছু পড়ে এসেছ, সবগুলো কি এখন মনে অাছে? কিন্তু ছোটবেলায় যে গল্পগুলো পড়েছ সেগুলো কিন্তু খুব ভালোভাবে মনে অাছে। কারণ হল অামরা মানুষরা গল্প অনেক পছন্দ করি। গল্পের ছলে যে কথাটা বলি সে কথাটা অনেক বেশি মনে থাকে। তাই সবসময় একটা গল্প দিয়ে প্রেজেন্টেশন শুরু কর।

আমরা কিন্তু Quotation ও অনেক বেশি পছন্দ করি, quotation অনেক Inspirational এবং Motivational হয়। তাই, প্রেজেন্টেশন সম্পর্কিত একটা ভাল quotation দিয়ে শুরু করতে পারো।

2. You Know What:

এটা হল প্রেজেন্টেশনের শুরুতেই মনোযোগ অাকর্ষণের একটা মজাদার পদ্ধতি। মনে কর, Slide এ কিছু একটা লিখে দিয়ে audience দের প্রশ্ন করলে- “You know what?”

এটা শোনার সাথে সাথে সবাই তোমার দিকে মনোযোগী হয়ে যাবে, তুমিও সাথে সাথে প্রেজেন্টেশনের সবচেয়ে Solid point টা বলে ফেলবে। তাহলে সবাই তোমার কথা শুনতে পছন্দ করবে।

3. Number / Audience Engagement:

এটা প্রেজেন্টেশন শুরু করার অারেকটা মজার পদ্ধতি। Slide এ বড় করে একটা নাম্বার লিখে দিলে। যেমন- ৬৭, ৮৫,১২১ ইত্যাদি।  তারপর Audience দের প্রশ্ন করতে পারো- ‘Did you know?’ সাথে সাথেই Audience মনে মনে ভাববে ‘অারে! এটা কী?’ তখন তারা  তোমার দিকে মনোযোগী হয়ে পড়বে অনেক বেশি।

Audience দের দিয়ে যেকোন একটা কাজ করাতে পারো। যেমন তুমি প্রশ্ন করতে পারো- ‘How many of you knew this topic? please Raise your hand!’ তাহলে দেখবে অনেকেই হাত তুলছে, কেউ নামিয়ে রাখছে। এতে করে সবাই একটু নড়েচড়ে বসবে এবং তোমার দিকে সবার মনোযোগ বেড়ে যাবে।

উদাহরণ স্বরুপ- অামার কিছু ফ্রেন্ড একবার একটা প্রেজেন্টেশন দিয়েছিল ‘Mobile Phone Company’ এর উপরে। তারা এসেই Market Share নিয়ে কথা বলবে। তারা চাইলেই পরিসংখ্যান অনুযায়ী একটা Pie Chart  এ লিখে ফেলতে পারতো Samsung **%, Nokia **%, iPhone  **%, Others **%. সেটা না করে তারা Audience দের প্রশ্ন করা শুরু করেছিল  কে কোন ফোন ব্যবহার করে, Samsung কতজন, Nokia কতজন, iPhone কতজন। Audience দের  মাধ্যমেই দেখিয়ে দিয়েছিল Overall Market Share। এর ফলে Audience interaction এর মাধ্যমে তাদেরকে অনেক মনোযোগী করা সম্ভব হয়েছিল।

তাই, প্রেজেন্টেশন শুরু করো একটা Interesting way তে যাতে Audience রা মুগ্ধ হয়ে তোমার প্রতি পূর্ণ মনোযোগ দেয়।

Ending of a presentation:

একটা প্রেজেন্টেশনের শুরুর দিকে যেমনি মনোযোগ বেশি থাকে তেমনি শেষের দিকে গিয়েও মনোযোগ একটু বাড়তে থাকে। মাঝখানে গিয়ে একটু কমে যায়।Audience প্রথম এবং শেষের কথাগুলো খুব বেশি মনে রাখে, মাঝখানের কথাগুলো তেমন মনে রাখে না। মাঝের সময়টায় Audience ঝিমিয়ে যায়। তাই শেষের অংশটাও অনেক গুরুত্বপূর্ণ। প্রথমের মত শেষের অংশটাও একটা Interesting way তে শেষ করতে হবে।

তুমি কি জানো পৃথিবীর ৯৯ ভাগ প্রেজেন্টেশন দুইটা Word দিয়ে শেষ হয়? সেটা হল- ‘Thank You’। যদি তোমার প্রেজেন্টেশনটা ‘Thank you’ ছাড়া অন্য কোন উপায়ে শেষ করা যায় তাহলে Audience অনেক বেশি মনে রাখবে। এখন অালোচনা করব কী কী Interesting way দিয়ে তোমার প্রেজেন্টেশন শেষ করতে পারো।

1. Powerful Question:

Audience দের উদ্দেশ্য একটা Powerful question দিয়ে শেষ করতে পারো, এর ফলে শেষ হওয়ার পরেও সবাই তোমার প্রেজেন্টেশন নিয়ে ভাবতে থাকবে।

2. The grand reveal:

একটা ভাল মুভি দেখলে লক্ষ্য করবে অনেকগুলো Plot twist থাকে, কেউ বুঝতেই পারেনা অাসলে কি হবে। শেষে গিয়ে অাসল জিনিসটা Reveal হয়ে যায়।তেমনি তোমাদের প্রেজেন্টেশনগুলো সে way তেই Present করো। শেষে গিয়ে একটা বোমা ফাটিয়ে দাও। মুভি যেমন অামরা সবাই দেখি তেমনি তোমার প্রেজেন্টেশন ও সবাই অাগ্রহ নিয়েই দেখবে।

3. Call to action:

Call to action হলো প্রেজেন্টেশনর শেষে গিয়ে বলে দেয়া- Audience দের কী করা উচিত। একটা প্রেজেন্টেশন দেয়ার পেছনে অবশ্যই একটা Reason থাকে।প্রেজেন্টেশনের মাধ্যমে তুমি সবাইকে যে জিনিসটা জানাতে বা বুঝাতে চাও সেটা জানার পর তাদের কি করা উচিত, এই জিনিসটা বলে দাও তোমার প্রেজেন্টেশনের শেষে।

Transition of a presentation:

অামরা কখনো একা প্রেজেন্টেশন দিই না (without self presentation)। সাথে ৩/৪/৫ বা তারও বেশি Team Member থাকে। একজন প্রেজেন্টেশন দেয়ার পর অারেকজন প্রেজেন্টেশন দিতে অাসে। এই যে Team member দের অাসা যাওয়া, সেটাকে বলা হয় ‘Transition’। এই অংশটাতে অনেক সমস্যা দেখা যায়।এসময়ে কী কী সমস্যার সম্মুখীন হতে পারি এবং সে সমস্যাগুলো খুব সহজভাবে সমাধানের উপায়গুলো নিয়ে অালোচনা করি।

1. Speaker Transition

মনে কর তুমি অনেক জোরে জোরে প্রেজেন্টেশন দিলে, পরেরজন খুব অাস্তে অাস্তে প্রেজেন্টেশন দিল। তাহলে তোমাদের দুজনের Pace এ একটা Clash খেয়ে যায়। তাই সবসময় চেষ্টা করো যাতে দুজনের Pace এ একটা সামঞ্জস্যতা থাকে। একজন High pace এ শেষ করলে তুমিও High pace অথবা Low pace এ শেষ করলে তুমিও low pace এ শেষ করো।

অারেকটা কাজ যেটা বেশিরভাগ মানুষ করে সেটা হল, একজন presentation হঠাৎ শেষ করে দিয়েই বলে ‘That’s my part and now I would like to invite my team member X’  এতে Audience রা ভাবে তারা কখনোই একই Team এ কাজ করেনি, তারা আলাদা অালাদা team. কিন্তু তাদের বোঝাতে হবে যে তোমরা একই Team এর। সেজন্য তুমি শেষ করার অাগে পরেরজনের একটা লাইন বলে তাকে ছেড়ে দাও। সাথে সাথে সে পরের লাইন থেকে শুরু করবে। যেমন – তুমি শেষ করলে ‘Now you finally understand why this class is so useful’ পরেরজন এসে শুরু করল ‘So, You must be wondering why this class is so useful, right?’ এবার দেখো অামার শেষ লাইন অার তার শুরুর লাইন শুনলেই মনে হয় লাইন দুইটা একজনেরই বলা। কেউ বুঝতে পারবে না যে আসলেই এখানে একটা Transition হয়েছে। তাই,সবসময় চেষ্টা করো দুজনের অাসা যাওয়ার Transition টা যেন খুব Smooth হয়।

2. Emergency Transition

মনে কর তোমার একটা team member প্রেজেন্টেশন চলাকালীন অথবা ‘Question & Answer’ সেশনে উত্তর দিতে গিয়ে ভয়,  Nervousness বা কোন কারণে হঠাৎ থেমে গেল। সবাই চুপচাপ, এতে একটা Awkward পরিস্থিতি সৃষ্টি হয়। এই অবস্থায় একটা transition এর প্রয়োজন পড়ে। এটাকে বল হয় ‘Emergency Transition’ এক্ষেত্রে তুমি যেটা করতে পারো, তোমার বন্ধু যেখানেই থেমে গেল সেখান থেকেই ‘And to add to that’ বলে নিয়ে চালিয়ে যেতে পারো। এতে একজন Team member এর weakness টা Recover করে  overall team এর performance টা ধরে রাখা যায়।

3. Media transition

ধরো তুমি প্রেজেন্টেশনের মাঝখানে একটা ভিডিও দেখাতে চাও বা অন্য কোথাও Shift করতে চাও।এটাকে বলা হয় Media transition. নরমালি Shift করতে গেলে প্রেজেন্টেশন Close করা, ভিডিও বা অন্য কোন জিনিস On করা অনেক সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। এতে Audience রা বিরক্ত হয় এবং অনেক সময় ব্যয় হয়। তুমি চাইলেই এ জিনিসসটা খুব কম সময়ে এবং সহজে করতে পারো। এজন্য কি-বোর্ড এর ‘Alt +Tab’ চেপে ধরলেই সব উইন্ডোগুলো একসাথে চলে অাসবে, সেখান থেকে খুব Smoothly এক window থেকে অারেক window তে Shift করা যায়।

Body language in a presentation :

এটা প্রেজেন্টেশনের অন্যতম একটা গুরুত্বপূর্ণ পার্ট। Body language হল মুখ দিয়ে কথা বলা ছাড়া যেটা চোখ,হাত-পা বা শরীরের বিভিন্ন  অঙ্গ-ভঙ্গিমার সাহায্যে অামাদের মনের ভাব মানুষের সামনে প্রকাশ করে। প্রেজেন্টেশনে মানুষের মুখের কথার চাইতে Body language অনেক বেশি শক্তিশালী। এটা বৈজ্ঞানিকভাবে প্রমাণিত যে মানুষ যখন কথা বলে তার ৪৫-৫৫ ভাগ body language দিয়েই বলে।

এখন অামি অালোচনা করব কিভাবে body language কে খুব ভালভাবে presentable করা যায়।

1. Posture

তুমি কিভাবে দাঁড়িয়ে বা বসে অাছো সেটাই তোমার Posture। প্রেজেন্টেশনে অনেকেই বাঁকা হয়ে, ঝুঁকে বা হেলে যায়। এটা Confidence কমিয়ে দেয় এবং দেখতে খুব খারাপ লাগে। Posture ঠিক রাখার একটা ছোট্ট Trick হল সবসময় তোমার কাঁধ বা Shoulder Straight রাখবে। এতে তোমার posture ভাল দেখা যায়।

2. Gesture

হাত পা নেড়ে কথা বলা, চোখ দিয়ে ইশারা করা, মাথা এদিক ওদিক  ঘোরানো এগুলো হলো Gesture। এটা মানুষকে শক্তি দেয়। ভালভাবে করতে পারলে এটা Audience দের মাঝে একটা positive impact সৃষ্টি করে।কেউ কেউ এ জিনিসটাকে ভালভাবে Handle করতে পারে না। এক্ষেত্রে হাত দুটোকে মুষ্টিবদ্ধ রেখে Firmly কথা বলতে হয়। নিয়মিত অনুশীলনের মাধ্যমে তোমরা Gesture দেয়ার ভঙ্গিমা গুলো আয়ত্ব করে নিতে পারো।

3. Movement

কেউ কেউ প্রেজেন্টেশন দেয়ার সময় খুব দ্রুত হাঁটাহাঁটি করে, অাবার অনেকে একই জায়গায় শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত স্থির থাকে। উভয়ক্ষেত্রেই প্রেজেন্টারকে দেখলেই মনে হয় খুব নার্ভাস। এসময় করণীয় হল খুব সুন্দরভাবে দাঁড়িয়ে কথা বলা অার Movement এর সময় ধীরে ধীরে বা  Smoothly হাটা। এতে Audience দের তোমার উপর চোখ রাখতে সুবিধা হবে, তোমাকে দেখতে ও খুব কনফিডেন্ট লাগবে।

Eye Contact In a presentation

অামরা Audience এর সাথেই যে কথা বলছি, সেটাকে ফুটিয়ে তুলতে হয় ‘Eye Contact’ এর মাধ্যমে। Audience এর সাথে ‘Eye Contact’ না রাখলে তারা মনে করবে না যে অামরা তাদের সাথেই কথা বলছি। কিন্তু বিশাল একটা Audience এর সাথে Eye Contact করা খুব একটা সহজ ব্যাপার না। বিশেষ করে নতুন প্রেজেন্টারদের জন্য এটা খুব একটা ভয়ের ব্যাপার।

অাজ অামি ৩টি উপায় বলব যেগুলো দিয়ে খুব সহজে সব Audience এর চোখের দিকে না থাকিয়ে ও ‘Eye Contact’ Maintain করা যায়।

1. Know the Stage

প্রেজেন্টেশন দেয়ার অাগে Stage এ উঠে একটু হাঁটাহাঁটি কর যাতে বুঝতে পারো অাসলে Audience টা কত বড় এবং কোন জায়গায় কী কী অাছে। এর ফলে জায়গাটা পরিচিত হয়ে যাবে এবং তুমি একটু Comfortable feel করবে।

2. Select people

সবার দিকে তাকানোর দরকার নেই। তোমার ৪ জন বন্ধুকে ৪ কোণে বসিয়ে দাও অথবা ৪ কোণের ৪ জন সিলেক্ট কর। প্রেজেন্টেশন শুরু করার পর একবার সামনে ডানে, পিছে বামে আবার সামনে বামে, পিছে ডানের বন্ধুর দিকে তাকাবে। তাহলে মনে হবে তুমি পুরো Audience এর দিকেই তাকাচ্ছ।

3. Select Points

মানুষ সিলেক্ট না করেও  চার কোণায় ৪টা নির্দিষ্ট পয়েন্ট সিলেক্ট করতে পারো। যখন একটা নির্দিষ্ট পয়েন্টের দিকে তাকাবে তখন ঐ পাশের Audience রা মনে করবে তুমি তাদের দিকেই তাকিয়ে অাছো।

এভাবে তুমি মানুষের চোখের দিকে না তাকিয়েও Eye Contact maintain করতে পারবা।

Dress Code in a presentation

ভাল প্রেজেন্টেশন দেয়ার পাশাপাশি নিজেদেরকে সুন্দরভাবে Show করাও অনেক বেশি জরুরি। বেশিরভাগ মানুষ তোমার Dress Code দেখে তোমাকে Judge করবে। তুমি কত দামী বা সুন্দর কাপড় পর সেটার চাইতে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হল তুমি কাপড়গুলো দিয়ে নিজেকে কীভাবে Dressed up করো সেটা। চলো দেখে নিই কীভাবে তুমি একটা ‘Proper ‘Dress Code’ maintain করতে পারো।

Male

ছেলেদের জন্য  Dress Code টা খুব বেশি গুরুত্বপূর্ণ। Formal Dress দিয়ে প্রেজেন্টেশন দেয়া উত্তম। চাইলে Semi formal dress দিয়েও প্রেজেন্টেশন করা যায় তবে কখনোই Casual dress দিয়ে করা যাবে না। Formal Dress এর কিছু etiquette নিয়ে অালোচনা করি।

1. Tie length :

Tie Length এমন হওয়া উচিত যাতে Tie এর শেষ প্রান্ত বেল্টের শুরুর অংশকে হালকাভাবে স্পর্শ করবে। এর চেয়ে ছোট বা লম্বা হলে দেখতে খারাপ লাগবে।

2. Belt and Shoes

মনে রাখবে বেল্ট এবং জুতার কালার সবসময় একই হতে হবে। যেমন  জুতা যদি ব্রাউন হয়, বেল্টও ব্রাউন হতে হবে।

 3. Suit

স্যুটের যদি দুইটা Button থাকে, তাহলে নিচের বাটন কখনও লাগাবে না এবং প্রেজেন্টেশন দেয়ার সময় বাটন কখনো লাগবে না। Button লাগানো থাকলে মনে হবে কেউ তোমাকে চেপে ধরে রেখেছে এবং এতে সহজে move করতে পারবে না।

Female

মেয়েদের Dress Code অনেকটাই শিথিল। তাদের জন্য দুইটা উপদেশ দেব

১। যেকোনো কাপড় পরতে পারো তবে সেটা যেন ভদ্র দেখায় এবং ‘FLASHY COLOR’ না হয়।

২। সবসময় যথাসম্ভব ‘Ornament & Jewelry’  বর্জন করো। এগুলো যত কম ব্যবহার করবে তত বেশি Formal এবং Sober লাগবে।

 

বেড়িয়ে এসো নিজের খোলস থেকে!

প্রেজেন্টেশান দেয়ার সময় কিছু ট্রিক্স তোমার প্রেজেন্টেশানকে করে তুলবে আরও আকর্ষণীয়।

আরও জানতে নিজেই ঘুরে এসো ১০ মিনিট স্কুলের এক্সক্লুসিভ এই প্লেলিস্টটি থেকে। 😀

You are Presenting Even when you Are not Speaking

একটা Team এ যদি ৫ জন মেম্বার থাকে এবং সেখান থেকে যদি একজন প্রেজেন্ট করে,বাকি ৪ জন Speaking না করলেও তারা As a team নিজেদেরকে Present করে। কারণ Audience রা পুরো Team কে Observe করে। তাই বাকি ৪ জন নিজেদের মধ্যে কথা বলা, ঠেলাঠেলি করা বা অন্য কোন awkward কাজ থেকে বিরত থাকবা। সেই সাথে নিচের উপদেশগুলো অনুসরণ কর-

1. Approval Nods

ধর,তোমার Team member যখন প্রেজেন্টেশন দেয় তখন তুমি তার কথার সাথে সম্মতি জ্ঞাপন করে মাথা ঝাকাচ্ছ,এটাই হল Approval Nods। এটা করলে তোমার বন্ধুটির সাহস বেড়ে যাবে এবং Audience ভাববে তোমরা অাসলেই একসাথে ভালমতো কাজ করেছ।

2. Smile

এটাও Approval nods এর মতই কাজ করে। মনে করো তোমার ফ্রেন্ড প্রেজেন্টেশনে একটা Joke বলল। তুমি সবার সাথে বন্ধুকে সম্মতি জানিয়ে একটা হাসি দিলে। এতে তোমার বন্ধু যেমন সাহস পাবে তেমনি Audience, Team Coordination সম্পর্কে ভাল একটা ধারণা পাবে।

3. Assist

যে প্রেজেন্ট করে তার অনেক সময় Slide Change করা, ভিডিও তে Shift করা বা অন্যান্য অনেক কাজ করতে হয়। এসব কাজ যদি প্রেজেন্টার নিজে করে তাহলে প্রেজেন্টেশনের Smoothness নষ্ট হয়ে যায় । তাই তুমি দাঁড়িয়ে না থেকে তোমার ফ্রেন্ডকে এসব কাজে সাহায্য করো।

PowerPoint Hacks During a Presentation

White or Black screen

প্রেজেন্টেশন চলাকালীন সময়ে অামাদের অনেকসময় একটা White or Black screen এর দরকার পড়ে। এই কাজটা  এক ক্লিকেই করা যায়।

White screen এর জন্য- keyboard এর W press করো, White screen চলে অাসবে। পুনরায় ফিরে অাসতে চাইলে অাবার W press করো, অাগের লেখায় চলে অাসবে।

Black Screen এর জন্যও একই process, তবে তখন W এর জায়গায় B চাপতে হবে।

Jump to Slide Number

প্রেজেন্টেশন চলাকালীন সময়ে বা Q&A সেশনে এক স্লাইড থেকে অন্য স্লাইডে যেতে হবে। ধরো ১০ নাম্বার থেকে ১ নম্বর  স্লাইডে যাবে। এজন্য একটা একটা করে change না করে সরাসরি Jump করতে পারো। কী-বোর্ডে Slide Number press করে ‘Enter’ button চেপে Jump করা যায়। তুমি যদি ১০ নম্বর Slide এ  থাকো তাহলে ১ লিখে Enter দিলেই ১ এ চলে যাবে।

 

Things To be Carried In a Presentation

1. Slide Changer :

প্রেজেন্টেশনে ল্যাপটপ থেকে স্লাইড Change করা একটা জটিল কাজ। নিজে করলে সময় ব্যয় হয় বেশি। অাবার Team এর কেউ করলে, তাকে বলে বলে  Change করাতে হয়। এক্ষেত্রে Smoothness নষ্ট হয়ে যায়। তাই একটা Slide Changer দিয়ে নিজে করে নিলে ব্যাপারটা অারো সহজ এবং সুন্দর হয়। তাছাড়া Slide Changer দিয়ে Screen White or Black করা যায় এবং দূরে থেকে লেজার লাইট দিয়ে স্লাইডে কোন কিছুকে পয়েন্ট করাও যায়।

2. Handouts  & Pendrive

অনেক সময় Judge প্রেজেন্টেশনের শেষেও তোমাদের প্রেজেন্টেশন ফাইল খুঁজতে পারে। এরকম হলে তাদের তুমি হয়ত  Handouts নয়ত পেন ড্রাইভে একটা Soft Copy দিয়ে দিতে পারো। হঠাৎ করে তোমার ল্যাপটপ কাজ না করলেও যেকোনো কারো ল্যাপটপে Pen Drive দিয়েই প্রেজেন্টেশন শুরু করতে পারো।

3. Charger & Adapter

অনেকসময় প্রেজেন্টেশন শুরু হতে হতে বা  চলাকালীন  চার্জ শেষ হয়ে ল্যাপটপ অফ হয়ে যেতে পারে। তাই সবসময় চার্জার রাখাটা অনেক জরুরি। অাবার অনেক ল্যাপটপে HDMI পোর্ট থাকে। কিন্তু প্রজেক্টরে VGI সাপোর্ট করে।তাই সবসময় HDMI এবং VGI সংযোগ করার একটা Adapter সাথে রাখবে।

আজ আর নয়।

আসসালামু আলাইকুম।

Read More

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top